Warum externe Unterstützung „ins Boot holen“, um Kosteneinsparung zu erreichen?

Jedes gut geführte Unternehmen kann sich natürlich die Frage stellen, warum überhaupt externe Unterstützung  notwendig sein sollte, wo doch vermeintlich intern bereits (z.B. durch den Einkauf oder die Fachabteilungen) erfolgreich verhandelt und eingekauft wird. 

Warum also ein extern gesteuertes Kostensenkungsprojekt?

Hierzu gibt es einige gute Antworten.

1.) Zeitmangel.
Aus meiner langjährigen Erfahrung in Leitungspositionen diverser Unternehmen weiß ich, dass entsprechende Ressourcen im Unternehmen wegen Zeitmangels meist nicht vorhanden sind. Immer wieder verdrängen eilige Themen die wichtigen Themen von der Tagesordnung, permanent werden die Mitarbeiter durch Anrufe, Besprechungen, Besuche, Überhäufung von E-Mails, Rückfragen von Kollegen und Vorgesetzten und Überforderung durch hohe Arbeitsauslastung davon abgehalten, sich in Ruhe und mit Muße Kostensenkungsprojekten mit der notwendigen Akribie zu widmen.

2.) Langjährige Lieferantenbeziehungen.
Oftmals ist es wünschenswert über einen langen Zeitraum mit ein und demselben Lieferanten oder Dienstleister zusammen zu arbeiten. Das bringt unbestritten viele Vorteile, da im Normalfall die Prozesse eingespielt sind, die Ansprechpartner gut bekannt sind und schon so manche „Kuh gemeinsam vom Eis geholt“ wurde.
Der heutige Beschaffungs- und Dienstleistungsmarkt ist jedoch stetigen und immer rascheren Veränderungen ausgesetzt. Wer sich nur auf seinen einen Partner und dessen Innovationsfähigkeit und -kraft verlässt, kann da schnell den Anschluss verlieren und interessante Potentiale ungenutzt lassen.

3.) Harte Verhandlung mit bestehenden Partnern kann das Tagesgeschäft negativ beeinflussen.
Es ist nicht unproblematisch, gleichzeitig harten Preisdruck auf die bestehenden Partner auszuüben und im Tagesgeschäft wie gewohnt bevorzugte Behandlung, Flexibilität und Entgegenkommen zu erwarten. Eine harte Verhandlung über Preise und Konditionen führt oft zu einer emotionalen Belastung des Verhältnisses zum Geschäftspartner und beeinträchtigt somit das vormals gute Verhältnis zwischen Kunden und Lieferanten.
Ein Externer hat hier oft eine bessere Verhandlungsposition, weil durch ihn Verhandlungserfolg mit weniger Rücksicht auf die bestehende Verbindung und das persönliche Verhältnis zwischen den Partnern erreicht werden kann. Die Verhandlung wird dadurch sozusagen „anonymisiert“ und von Emotionen befreit.
Hier kann der Einkäufer dann beim Lieferanten wie folgt argumentieren. Geschäftsleitung hat leider entschieden, einen Berater an Bord zu holen, er könne da gar nichts machen etc. pp.

4.) Knowhow über Alternativen und Marktpreise, speziell bei Dienstleistern.
Der Berater kennt, speziell bei den klassischen Dienstleistungsthemen, den Markt und kann gegebenenfalls mit Hilfe weiterer spezialisierter Berater aus seinem Netzwerk Spezialwissen und -kenntnisse für den Kunden „unsichtbar“ in das Projekt mit einbinden.

Ich handhabe das z.B. mit meiner Firma CostOptima Consult GmbH (www.costoptima.com) so, dass ich bei diversen Themen mir langjährig bekannte Berater zu bestimmten Fachthemen einbinde. Der Kunde bekommt aber trotzdem nur mich als „Face to the customer“ zu sehen und muss sich nicht mit diversen unterschiedlichen Ansprechpartnern belasten.