10 Punkte auf dem Weg zu effizienten Besprechungen

Haben Sie auch "die Nase voll" von ineffizienten Besprechungen?
Diese kosten nicht nur Zeit und somit auch viel Geld, sondern sie sind auch für alle Teilnehmer unbefriedigend und führen zu Frust und Demotivation, weil die ohnehin knappe Arbeitszeit nicht sinnvoll genutzt werden kann.

Nachfolgend gebe ich den Lesern meines Blogs 10 Punkte an die Hand, mit denen sich die Produktivität im Büro auf sehr einfache Art und Weise signifikant erhöhen lässt.
Vieles davon ist zwar den meisten in der Theorie irgendwie bekannt, aber erst die konsequente Umsetzung aller Punkte bringt hier den Erfolg!

1. Endlose "Ping-Pong" E-Mails durch Besprechungen ersetzen.
Wenn es um komplexe firmeninterne Themen geht, zu denen mehrere Leute ihre Meinung sagen müssen, sollte man auf keinen Fall eine seitenlange E-Mail-Konversation führen!
In die „saubere“ Formulierung und das Lesen solcher Mails werden oft mehrere Stunden Arbeitszeit hineingesteckt.
Ganz zu schweigen vom sich hoch schaukelnden „Ping-Pong“-Effekt der Antworten bei  Nachfragen und unterschiedlichen Meinungen mit Carbon Copy (cc) an immer mehr und hierarchisch wichtigere Personen …
In solch einem Fall ist eine Besprechung auf jeden Fall der bessere Ansatz!

2. Teilnehmer intelligent aussuchen.
Lapidar gesagt: Nicht zu viel und nicht zu wenig!
Alle einladen, die erwartungsgemäß wichtige Beiträge leisten werden und zusätzlich diejenigen, die zur Entscheidungsfindung notwendig sind.
Potentielle Teilnehmer, die nur dabei wären, um Informationen nicht zu verpassen, sollten nicht teilnehmen, sondern hinterher das Protokoll zwecks Information erhalten bzw. von einem der Teilnehmer entsprechend informiert werden.

Teilnehmer, die der Erwartung nach nur zu einem Punkt der Besprechung einen Beitrag leisten können, sollten nur zu diesem einen Punkt hinzugerufen und nach Abhandlung dieses Punktes wieder aus der Besprechung "entlassen" werden.


3. Tagesordnung bereits vor Besprechung entwickeln.
In einer Datei, auf die alle Besprechungsteilnehmer Zugriff haben, können diese vor der Besprechung stichpunktartig die Themen aufzählen, die aus ihrer Sicht auf die Tagesordnung gehören.
Somit wird nichts Wichtiges vergessen und alle Teilnehmer haben bereits zu Beginn der Besprechung die Themen im Blick.

Pünktliches Erscheinen zur Besprechung sollte selbstverständlich sein!

4. Besprechungsleiter bestimmen.
Das kann entweder der „Ranghöchste“ sein oder derjenige, der bei den meisten Themen „den Hut auf hat“ oder einfach ein Mitarbeiter, der erfahrungsgemäß aufgrund seiner Kompetenzen dafür gut geeignet ist.


5. Protokollführer bestimmen.
Ein Wort zum Protokollführer: Das ist ein verantwortungsvoller Job und keine Strafe!

Ein gutes Protokoll ist ein wichtiges Instrument für eine erfolgreiche und effiziente Arbeit.
Nicht immer ist es also die beste Lösung, den „Rangniedrigsten“, den Jüngsten oder den neusten Mitarbeiter damit zu betrauen ...


6. Aktives Zeitmanagement vornehmen.
Zu Beginn der Besprechung Zeitlimit für jeden Punkt festlegen, wichtige Themen erhalten naturgemäß mehr Zeit. 
Dieses Limit durch einen „Zeitmanager“ (dies kann der Besprechungsleiter in Personalunion sein) aktiv und konsequent nachverfolgen.


7. Themen geradlinig abhandeln.
Alle wichtigen Informationen und Fakten sammeln, Meinung der relevanten Teilnehmer einholen, gemeinsam Entscheidung herbeiführen und absegnen.

Kann eine gute Entscheidung nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens herbeigeführt werden oder fehlen wichtige Informationen zur Entscheidungsfindung, keine Zeit vergeuden, sondern jemanden bestimmen der bis zur nächsten Besprechung eine Entscheidungsvorlage erarbeitet oder bei weniger wichtigen Themen alleine entscheidet.


8. Redezeit kurz halten.
Eine Besprechung sollte nicht zur Selbstdarstellung genutzt werden (ggf. muss der Besprechungsleiter einschreiten).

Es ist keine Schande, wenn man zu einem Thema mal nichts sagt, sondern den Fachleuten den Vortritt lässt.

Ansonsten gelten selbstverständlich die üblichen und hinreichend bekannten Regeln des gegenseitigen respektvollen Umgangs und Miteinanders!


9. Liste der Action-Items und der Ergebnisse erstellen.
Action Items (= Themen, die eine Aktion notwendig machen) durch den Protokollführer in eine nummerierte Liste aufnehmen.

Jedes Action Item sollte neben einer exakten Definition genau einen Verantwortlichen (nicht keinen, nicht zwei und auch nicht nur eine Abteilungsbezeichnung) sowie ein Erledigungsdatum haben.
Die Soft-Copy dieses Besprechungsprotokolls sollte per E-Mail verschickt und außerdem für alle Teilnehmer zugänglich aufbewahrt werden, am besten am gleichen Ort der Liste mit den Tagesordnungspunkten für die nächste Besprechung.

10. Follow-up garantieren.
Am Beginn der Folgebesprechung kurzes Follow-up in Form einer Statusmeldung zu allen zu diesem Zeitpunkt fälligen Action Items durchführen. 

Idealerweise spricht der jeweilig Verantwortliche zu einem Thema nur ein Wort, nämlich „erledigt“!

Sieht auf den ersten Blick alles sehr "steril" und bürokratisch aus?

Mag sein! Aber ich garantiere Ihnen, dass die Einhaltung dieser 10 Punkte nicht nur die Effizienz von Besprechungen deutlich erhöht und somit Kosten senkt, sondern auch bei einer großen Zahl von Mitarbeitern zu einer höheren Zufriedenheit führt. 

Viel Spaß und Erfolg bei der und mit der Umsetzung!

"Königsweg" Personalabbau?

Der Abbau von Personalkosten wird in Phasen mit sich abschwächender Auftragslage oft als der "Königsweg" bei der Kostenreduzierung betrachtet.

Hierbei sollte das Unternehmen jedoch die negativen Aspekte dieses Wegs nicht außer Acht lassen:
1.) Durch die "Freisetzung" langjähriger Mitarbeiter geht oftmals wertvolles Know-How auf Dauer verloren.
2.) Sofern ein Sozialplan anzuwenden ist, verliert man die jungen, dynamischen, leistungsfähigen Mitarbeiter als erstes und verbleibt mit den "Minderleistern".
3.) Selbst ohne Sozialplan sind die leistungsfähigeren Mitarbeiter kurzfristig in der Lage, sich am Arbeitsmarkt anderweitig zu orientieren, die besten Leute gehen verloren.
4.) Durch Abfindungen werden nicht unerhebliche Beträge aufgewendet, die den Cash-Flow bereits kurzfristig belasten.
5.) Wenn die Kommunikation seitens der Unternehmensleitung im Zuge des Personalabbaus nicht stimmt, geht schnell eine "Welle der Angst" unter den Mitarbeitern um, die sich in nachlassender Arbeitsleistung ausdrückt.
6.) Die Motivation der verbleibenden Mitarbeiter schwindet, da Angst um den Arbeitsplatz nur ein sehr kurzfristiger Motivationsfaktor ist.
7.) Negative Auswirkung auf das Image des Unternehmens (außer vielleicht bei Investoren, die den Personalabbau gerne als positives Zeichen bewerten).
8.) Lieferanten und Dienstleister könnten aus Sorge um den Fortbestand des Unternehmens und die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens die Zahlungsbedingungen anpassen wollen, was dann zu einer Verschlechterung des Cash-Flow führt.
9.) Kunden könnten an der Überlebensfähigkeit des Unternehmens zweifeln und sich nach alternativen Bezugsquellen umsehen. Dies bringt negative Folgen für Umsatz und Ertrag mit sich.

Welche Alternativen zum übereilten Personalabbau bieten sich?
Zuerst einmal sollte sehr sorgfältig analysiert werden, ob es sich bei der abschwächenden Auftragslage nur um ein temporäres (bis zu 18 Monaten) Problem oder um ein strukturelles Problem handelt, denn meiner Meinung nach gleicht übereilter Personalabbau (oft) blindem Aktionismus.
Sollte es sich nach Einschätzung der Unternehmensleitung um ein temporäres Problem handeln und die finanzielle Stabilität des Unternehmens durch eine solche "Durststrecke" nicht ernsthaft in Gefahr geraten, empfehle ich das Personal nicht zu reduzieren, sondern die installierte Personalkapazität temporär anzupassen durch Maßnahmen wie
a) Kurzarbeit,
b) Forcierung des Abbaus von (Rest)Urlaub,
c) Anreiz für ein Sabbatical von 6 oder 12 Monaten bei deutlicher Reduzierung der Bezüge,
d) Anreiz für (temporäre oder dauerhafte) Reduzierung der Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter (Teilzeitarbeit) bei proportionaler Reduzierung der Bruttobezüge (netto verbleibt dem Mitarbeiter proportional sogar mehr),
e) Abbau von Leiharbeitskräften, sowie
f) Verzicht auf Verlängerung von Zeitarbeitsverträgen.

Parallel sollten sämtliche relevanten internen und externen Prozesse analysiert werden und die Verträge mit Lieferanten und Dienstleistern einer eingehenden Überprüfung auf Kostenreduzierungspotentiale unterzogen werden.
Hierauf ist meine Firma spezialisiert und steht gerne für kostenlose Analysen zur Verfügung.
Siehe hierzu www.costoptima.com