Jour Fixe

Einleitung:

Ich habe das Jour Fixe für mich vor rund 15 Jahren als ein sehr effizientes Werkzeug entdeckt, um mit den von mir zu führenden Mitarbeitern die relevanten Themen ihres jeweiligen Arbeitsgebietes in angemessener Weise zu behandeln.

Definition laut Wikipedia:

Ein Jour fixe (französisch: fester Tag) ist ein in einer kleinen Gruppe von Personen fest vereinbarter, regelmäßig wiederkehrender Termin (Regeltermin) .... In der Arbeitswelt steht er meist für eine Besprechung.

Rhythmus:

Der führende Mitarbeiter hält mit den Verantwortlichen der ihm zugeordneten Abteilungen bzw. seinen wichtigsten Mitarbeitern, immer am gleichen Wochentag und zur selben Uhrzeit, in wöchentlichem oder 14-tägigem Abstand (längere Intervalle halte ich nicht für sinnvoll) Besprechungen unter vier Augen ab. 

Bei Überschneidungen von Arbeitsgebieten kann auch mehr als ein Mitarbeiter zur gleichen Zeit eingeladen werden.

Rahmen:

- Pünktliches Erscheinen und pünktlicher Beginn sollten, wie immer bei Besprechungen, gegeben sein, das ist auch eine Frage des gegenseitigen Respekts.

- Ein Verschieben oder Streichen des Termins sollte vermieden werden.

- Eine Mindestdauer für ein Jour Fixe gibt es nicht, die Höchstdauer sollte eine Stunde nicht überschreiten.

- Das Jour Fixe kann sowohl im Büro des Vorgesetzten, als auch am Arbeitsplatz des Mitarbeiters stattfinden. Letzteres hat den Vorteil, dass der Vorgesetzte sich im wahrsten Sinne des Wortes besser in das Umfeld des Mitarbeiters hineinversetzen kann.

Vorgehensweise:

- Es sollte ein gemeinsames “geteiltes Dokument” (z.B. in der Cloud oder im firmeninternen Datenserver) geben (z.B. in Excel oder Project), in dem die Themen und Ergebnisse des Jour Fixe mit Prioritäten, geplantem und tatsächlichem Erledigungsdatum, Namen des Verantwortlichen und den dafür notwendigen Ressourcen aufgeführt sind.

- Der Mitarbeiter aktualisiert das Dokument während oder nach dem Jour Fixe.

- Jeder Beteiligte bereitet sich gut auf das Jour Fixe vor. Dies führt in Summe zu einer Zeitersparnis, da das Jour Fixe dadurch schneller und effizienter abläuft.

- Um sich nicht zu “Verzetteln” sollten maximal 10 Themen, logischerweise die wichtigsten 10 des Bereiches, im Jour Fixe behandelt werden.

- Neue Themen können von jedem der Teilnehmer eingebracht werden.

- Am Ende des Jour Fixe können auch Personalthemen und persönliche Themen besprochen werden.

Vorteile:

- Regelmäßiges “Follow-up” der wichtigen Projekte im jeweiligen Arbeitsgebiet.

- Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, da sie ein regelmäßiges Forum mit der nächsthöheren Hierarchiestufe erhalten.

- Systematisierter Austausch von Informationen.

- Die Mitarbeiter “stören” den Vorgesetzten seltener mit diversen Themen, da sie eine regelmäßige, terminierte Gesprächsmöglichkeit haben. Oft können Themen problemlos bis zum nächsten Jour Fixe warten. Der Zeitaufwand für beide wird dadurch in Summe geringer.

- Der Führende erhält einen guten Überblick über die relevanten Themen in seinem Verantwortungsbereich  und kann den Fortschritt von Projekten sehr nah begleiten und ggf. steuernd und korrigierend eingreifen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit diesem Führungsinstrument!

10 Punkte auf dem Weg zu effizienten Besprechungen

Haben Sie auch "die Nase voll" von ineffizienten Besprechungen?
Diese kosten nicht nur Zeit und somit auch viel Geld, sondern sie sind auch für alle Teilnehmer unbefriedigend und führen zu Frust und Demotivation, weil die ohnehin knappe Arbeitszeit nicht sinnvoll genutzt werden kann.

Nachfolgend gebe ich den Lesern meines Blogs 10 Punkte an die Hand, mit denen sich die Produktivität im Büro auf sehr einfache Art und Weise signifikant erhöhen lässt.
Vieles davon ist zwar den meisten in der Theorie irgendwie bekannt, aber erst die konsequente Umsetzung aller Punkte bringt hier den Erfolg!

1. Endlose "Ping-Pong" E-Mails durch Besprechungen ersetzen.
Wenn es um komplexe firmeninterne Themen geht, zu denen mehrere Leute ihre Meinung sagen müssen, sollte man auf keinen Fall eine seitenlange E-Mail-Konversation führen!
In die „saubere“ Formulierung und das Lesen solcher Mails werden oft mehrere Stunden Arbeitszeit hineingesteckt.
Ganz zu schweigen vom sich hoch schaukelnden „Ping-Pong“-Effekt der Antworten bei  Nachfragen und unterschiedlichen Meinungen mit Carbon Copy (cc) an immer mehr und hierarchisch wichtigere Personen …
In solch einem Fall ist eine Besprechung auf jeden Fall der bessere Ansatz!

2. Teilnehmer intelligent aussuchen.
Lapidar gesagt: Nicht zu viel und nicht zu wenig!
Alle einladen, die erwartungsgemäß wichtige Beiträge leisten werden und zusätzlich diejenigen, die zur Entscheidungsfindung notwendig sind.
Potentielle Teilnehmer, die nur dabei wären, um Informationen nicht zu verpassen, sollten nicht teilnehmen, sondern hinterher das Protokoll zwecks Information erhalten bzw. von einem der Teilnehmer entsprechend informiert werden.

Teilnehmer, die der Erwartung nach nur zu einem Punkt der Besprechung einen Beitrag leisten können, sollten nur zu diesem einen Punkt hinzugerufen und nach Abhandlung dieses Punktes wieder aus der Besprechung "entlassen" werden.


3. Tagesordnung bereits vor Besprechung entwickeln.
In einer Datei, auf die alle Besprechungsteilnehmer Zugriff haben, können diese vor der Besprechung stichpunktartig die Themen aufzählen, die aus ihrer Sicht auf die Tagesordnung gehören.
Somit wird nichts Wichtiges vergessen und alle Teilnehmer haben bereits zu Beginn der Besprechung die Themen im Blick.

Pünktliches Erscheinen zur Besprechung sollte selbstverständlich sein!

4. Besprechungsleiter bestimmen.
Das kann entweder der „Ranghöchste“ sein oder derjenige, der bei den meisten Themen „den Hut auf hat“ oder einfach ein Mitarbeiter, der erfahrungsgemäß aufgrund seiner Kompetenzen dafür gut geeignet ist.


5. Protokollführer bestimmen.
Ein Wort zum Protokollführer: Das ist ein verantwortungsvoller Job und keine Strafe!

Ein gutes Protokoll ist ein wichtiges Instrument für eine erfolgreiche und effiziente Arbeit.
Nicht immer ist es also die beste Lösung, den „Rangniedrigsten“, den Jüngsten oder den neusten Mitarbeiter damit zu betrauen ...


6. Aktives Zeitmanagement vornehmen.
Zu Beginn der Besprechung Zeitlimit für jeden Punkt festlegen, wichtige Themen erhalten naturgemäß mehr Zeit. 
Dieses Limit durch einen „Zeitmanager“ (dies kann der Besprechungsleiter in Personalunion sein) aktiv und konsequent nachverfolgen.


7. Themen geradlinig abhandeln.
Alle wichtigen Informationen und Fakten sammeln, Meinung der relevanten Teilnehmer einholen, gemeinsam Entscheidung herbeiführen und absegnen.

Kann eine gute Entscheidung nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens herbeigeführt werden oder fehlen wichtige Informationen zur Entscheidungsfindung, keine Zeit vergeuden, sondern jemanden bestimmen der bis zur nächsten Besprechung eine Entscheidungsvorlage erarbeitet oder bei weniger wichtigen Themen alleine entscheidet.


8. Redezeit kurz halten.
Eine Besprechung sollte nicht zur Selbstdarstellung genutzt werden (ggf. muss der Besprechungsleiter einschreiten).

Es ist keine Schande, wenn man zu einem Thema mal nichts sagt, sondern den Fachleuten den Vortritt lässt.

Ansonsten gelten selbstverständlich die üblichen und hinreichend bekannten Regeln des gegenseitigen respektvollen Umgangs und Miteinanders!


9. Liste der Action-Items und der Ergebnisse erstellen.
Action Items (= Themen, die eine Aktion notwendig machen) durch den Protokollführer in eine nummerierte Liste aufnehmen.

Jedes Action Item sollte neben einer exakten Definition genau einen Verantwortlichen (nicht keinen, nicht zwei und auch nicht nur eine Abteilungsbezeichnung) sowie ein Erledigungsdatum haben.
Die Soft-Copy dieses Besprechungsprotokolls sollte per E-Mail verschickt und außerdem für alle Teilnehmer zugänglich aufbewahrt werden, am besten am gleichen Ort der Liste mit den Tagesordnungspunkten für die nächste Besprechung.

10. Follow-up garantieren.
Am Beginn der Folgebesprechung kurzes Follow-up in Form einer Statusmeldung zu allen zu diesem Zeitpunkt fälligen Action Items durchführen. 

Idealerweise spricht der jeweilig Verantwortliche zu einem Thema nur ein Wort, nämlich „erledigt“!

Sieht auf den ersten Blick alles sehr "steril" und bürokratisch aus?

Mag sein! Aber ich garantiere Ihnen, dass die Einhaltung dieser 10 Punkte nicht nur die Effizienz von Besprechungen deutlich erhöht und somit Kosten senkt, sondern auch bei einer großen Zahl von Mitarbeitern zu einer höheren Zufriedenheit führt. 

Viel Spaß und Erfolg bei der und mit der Umsetzung!