Jour Fixe

Einleitung:

Ich habe das Jour Fixe für mich vor rund 15 Jahren als ein sehr effizientes Werkzeug entdeckt, um mit den von mir zu führenden Mitarbeitern die relevanten Themen ihres jeweiligen Arbeitsgebietes in angemessener Weise zu behandeln.

Definition laut Wikipedia:

Ein Jour fixe (französisch: fester Tag) ist ein in einer kleinen Gruppe von Personen fest vereinbarter, regelmäßig wiederkehrender Termin (Regeltermin) .... In der Arbeitswelt steht er meist für eine Besprechung.

Rhythmus:

Der führende Mitarbeiter hält mit den Verantwortlichen der ihm zugeordneten Abteilungen bzw. seinen wichtigsten Mitarbeitern, immer am gleichen Wochentag und zur selben Uhrzeit, in wöchentlichem oder 14-tägigem Abstand (längere Intervalle halte ich nicht für sinnvoll) Besprechungen unter vier Augen ab. 

Bei Überschneidungen von Arbeitsgebieten kann auch mehr als ein Mitarbeiter zur gleichen Zeit eingeladen werden.

Rahmen:

- Pünktliches Erscheinen und pünktlicher Beginn sollten, wie immer bei Besprechungen, gegeben sein, das ist auch eine Frage des gegenseitigen Respekts.

- Ein Verschieben oder Streichen des Termins sollte vermieden werden.

- Eine Mindestdauer für ein Jour Fixe gibt es nicht, die Höchstdauer sollte eine Stunde nicht überschreiten.

- Das Jour Fixe kann sowohl im Büro des Vorgesetzten, als auch am Arbeitsplatz des Mitarbeiters stattfinden. Letzteres hat den Vorteil, dass der Vorgesetzte sich im wahrsten Sinne des Wortes besser in das Umfeld des Mitarbeiters hineinversetzen kann.

Vorgehensweise:

- Es sollte ein gemeinsames “geteiltes Dokument” (z.B. in der Cloud oder im firmeninternen Datenserver) geben (z.B. in Excel oder Project), in dem die Themen und Ergebnisse des Jour Fixe mit Prioritäten, geplantem und tatsächlichem Erledigungsdatum, Namen des Verantwortlichen und den dafür notwendigen Ressourcen aufgeführt sind.

- Der Mitarbeiter aktualisiert das Dokument während oder nach dem Jour Fixe.

- Jeder Beteiligte bereitet sich gut auf das Jour Fixe vor. Dies führt in Summe zu einer Zeitersparnis, da das Jour Fixe dadurch schneller und effizienter abläuft.

- Um sich nicht zu “Verzetteln” sollten maximal 10 Themen, logischerweise die wichtigsten 10 des Bereiches, im Jour Fixe behandelt werden.

- Neue Themen können von jedem der Teilnehmer eingebracht werden.

- Am Ende des Jour Fixe können auch Personalthemen und persönliche Themen besprochen werden.

Vorteile:

- Regelmäßiges “Follow-up” der wichtigen Projekte im jeweiligen Arbeitsgebiet.

- Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, da sie ein regelmäßiges Forum mit der nächsthöheren Hierarchiestufe erhalten.

- Systematisierter Austausch von Informationen.

- Die Mitarbeiter “stören” den Vorgesetzten seltener mit diversen Themen, da sie eine regelmäßige, terminierte Gesprächsmöglichkeit haben. Oft können Themen problemlos bis zum nächsten Jour Fixe warten. Der Zeitaufwand für beide wird dadurch in Summe geringer.

- Der Führende erhält einen guten Überblick über die relevanten Themen in seinem Verantwortungsbereich  und kann den Fortschritt von Projekten sehr nah begleiten und ggf. steuernd und korrigierend eingreifen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit diesem Führungsinstrument!